Zwilling Ballarini Italia
Dal reporting manuale a un sistema decisionale condiviso — il percorso di digitalizzazione Sales in Ballarini
Nata nel 1889 a Rivarolo Mantovano come laboratorio artigiano per la lavorazione del metallo, Ballarini affonda le proprie radici in una lunga tradizione familiare fatta di cura, competenza e passione per il lavoro ben fatto. Nel corso di cinque generazioni, l’azienda è cresciuta fino a diventare un punto di riferimento internazionale per la cultura culinaria italiana, mantenendo vivo il legame con le proprie origini.
Dal 2015 fa parte del Gruppo Zwilling, una partnership che unisce due realtà accomunate dagli stessi valori: passione, attenzione al dettaglio e desiderio di migliorare l’esperienza quotidiana di chi utilizza i loro prodotti. È in questo contesto, solido e in continua evoluzione, che è nata la collaborazione con Onoblo: ecco da dove siamo partiti e come abbiamo costruito insieme un percorso su misura per l’ottimizzazione della reportistica Sales.
INTRO
In un’organizzazione commerciale strutturata, il dato non è solo un numero: è la base su cui prendere decisioni quotidiane. Performance per area, andamento per cliente, confronto tra margini lordi e netti: tutto passa dalla qualità e dalla disponibilità delle informazioni.
In Ballarini, divisione italiana di Zwilling Group, la reportistica Sales nel tempo si è evoluta, fino a diventare un sistema articolato: i dati venivano estratti dall’ERP aziendale per poi venire integrati e arricchiti manualmente dal Controlling, che preparava le basi dati da condividere con l’area commerciale. Ogni mese questa attività richiedeva circa 3 giorni uomo/mese, dedicate esclusivamente alla costruzione dei dataset e dei report. Una volta ricevuti i file, anche l’area Sales interveniva rielaborando le informazioni per produrre analisi e grafici utili al monitoraggio delle performance.
Il sistema in sé funzionava, ma prevedeva l’interfacciarsi di più fonti, oltre a diversi passaggi tra le funzioni e ad un intervento manuale costante.
COME LO ABBIAMO FATTO
Il lavoro è iniziato con un’analisi approfondita del flusso esistente: modalità di estrazione dei dati, loro trasformazioni manuali, scambi tra Controlling e Sales e utilizzo dei report nelle riunioni commerciali. È emerso che, oltre alla produzione di dati mensili, esistevano diversi passaggi intermedi tra le funzioni, con rielaborazioni successive e aggiornamenti parziali necessari per avere un quadro completo dell’andamento delle vendite anche su base settimanale.
A partire da questa analisi, abbiamo quindi progettato una nuova architettura dati che fosse in grado di integrare in modo strutturato le fonti ERP, gestire correttamente le variazioni storiche e organizzare le informazioni secondo le logiche commerciali dell’azienda.
Anche i report sono stati ripensati, per consentire ai responsabili di analizzare i risultati per area, agente o cliente, di confrontare valori lordi e netti e di accedere esclusivamente alle informazioni di propria competenza, sfruttando al meglio tutti gli insight messi a disposizione da Power BI.
Per supportare il cambiamento, è stata inoltre erogata una formazione mirata al team di Controlling, focalizzata proprio sull’utilizzo di Power BI e con l’obiettivo di fornire gli strumenti per comprendere la struttura del modello dati, leggere correttamente le informazioni e intervenire in autonomia su semplici elaborazioni o creazione di tabelle: questo ha contribuito a rafforzare la comprensione del sistema e ad aumentare la confidenza nell’utilizzo del dato.
Per comprendere concretamente l’impostazione adottata, abbiamo reso disponibile una dashboard interattiva ispirata al progetto realizzato (costruita con dati di fantasia e non riconducibili al cliente), visualizzabile a questo link o qui sotto.
FOCUS: ASCOLTO E FACILITAZIONE
In molti contesti accade che una parte rilevante del lavoro non sia formalizzata nei processi ufficiali, ma viva all’interno delle abitudini operative delle persone: è lì che si annidano le esigenze più reali e, se queste non vengono intercettate, qualsiasi soluzione digitale rischia di rimanere parziale.
Una soluzione che non riflette pienamente il modo in cui l’organizzazione lavora — anche nelle sue dinamiche meno esplicite — rischia di venire percepita come distante dalla realtà operativa, e quando questo accade la reazione naturale è tornare agli strumenti manuali già consolidati nel tempo.
Anche in questo caso, durante la fase di analisi, si sono palesati degli aggiornamenti settimanali aggiuntivi che si sono rivelati determinanti per progettare una soluzione realmente efficace.
Per questo progetto, quindi, abbiamo scelto di non limitarci a una semplice implementazione tecnica. Prima di costruire la nuova architettura dati, è stato infatti necessario ascoltare, osservare e facilitare il confronto tra le funzioni coinvolte. Attraverso momenti di analisi condivisa e di validazione progressiva, sono state rese esplicite esigenze che fino a quel momento erano state date per scontate
Durante il percorso è emerso anche un aspetto tipico nei processi di trasformazione digitale: una iniziale resistenza legata alla fiducia nel dato prodotto dalla nuova soluzione. Dopo una prima fase di entusiasmo, l’organizzazione si è trovata a confrontarsi con risultati che, in alcuni casi, differivano da quelli ottenuti manualmente. Questa discrepanza non era legata a un errore del sistema, ma al contrario alla maggiore capacità del nuovo modello di gestire correttamente eccezioni, storicità e qualità del dato.
Per affrontare questa fase sono stati dunque organizzati momenti di validazione congiunta, in cui i dati sono stati analizzati e confrontati in modo trasparente. Questo ha permesso di dimostrare non solo la correttezza del nuovo sistema, ma anche la maggiore affidabilità rispetto alle elaborazioni manuali, contribuendo a superare le resistenze iniziali e a consolidare la fiducia nello strumento.
E ORA, I RISULTATI!
L’introduzione della nuova soluzione ha portato benefici concreti sia in termini di efficienza operativa sia nella qualità della gestione del dato:
- ridotto il tempo dedicato dal team Controlling all'elaborazione e condivisione delle informazioni
- ridotto il tempo dedicato da Sales all'elaborazione grafica autonoma dei dati
- eliminato il rischio di incongruenze tra dati rielaborati autonomamente
- aumentato il livello di affidabilità dei dati presentati
- aumentata la disponibilità del dato in qualsiasi momento e luogo
- aumentata la capacità di confronto dei dati su periodi definiti anche oltre l’anno in corso
Le 3 giorni uomo/mese precedentemente dedicate alla produzione dei report sono state completamente liberate, rendendo disponibili nuove risorse da destinare ad attività a maggior valore.
Anche lato Sales si è registrata una riduzione significativa del tempo dedicato alla rielaborazione delle informazioni di almeno 2 giorni uomo/mese. Prima del progetto, una parte delle attività richiedeva l’unione manuale di più file e la costruzione autonoma delle analisi commerciali; oggi, queste operazioni sono state eliminate, con una conseguente semplificazione del lavoro quotidiano.
Come sottolinea il Sales Manager: “Non vi è più lavoro manuale. Prima dovevamo unire varie tabelle, creare le nostre elaborazioni e poi ricostruire le analisi. Oggi queste attività non servono più.”
Un ulteriore beneficio riguarda il tempo impiegato trasversalmente dalle persone coinvolte per recuperare i file corretti tra archivi e versioni diverse, verificarne la coerenza, predisporre materiali di presentazione e trasferire i contenuti in slide e documenti di supporto: un’attività stimata in almeno altri 2 giorni uomo/mese.
Nel complesso, la nuova soluzione ha quindi consentito di recuperare circa 7 giorni uomo/mese, con un miglioramento di efficienza superiore al 35%.
A questo si aggiunge un beneficio ancora più rilevante: la riduzione del rischio di errore. In precedenza, il processo si basava su file complessi e stratificati, spesso costruiti attraverso passaggi manuali successivi: questo approccio, oltre a richiedere tempo, esponeva a un’elevata probabilità di incoerenze, soprattutto quando più persone intervenivano sugli stessi dati o quando le informazioni venivano rielaborate in modo indipendente. Ora il dato viene aggiornato automaticamente e consultato da un’unica fonte, eliminando disallineamenti e garantendo maggiore affidabilità.
Altro aspetto rilevante è legato alla disponibilità del dato su base quotidiana. Questo ha eliminato la necessità di condivisioni settimanali e migliorato la capacità di monitoraggio, permettendo di intervenire in modo più tempestivo e consapevole.
Oltre agli aspetti operativi, è cambiato in maniera significativa anche il modo in cui il dato viene utilizzato: adesso, i responsabili commerciali possono accedere alle informazioni in autonomia, senza dipendere da passaggi intermedi, con una visibilità aggiornata e continua delle performance. Questo ha reso il lavoro più fluido e ha ridotto i tempi di accesso alle informazioni.
Inoltre, gli strumenti sono stati percepiti come intuitivi e immediati, facilitando l’adozione da parte del team e riducendo la necessità di formazione.
Nel complesso, il passaggio alla nuova modalità ha permesso di superare una logica in cui ognuno elaborava i propri dati in modo indipendente, introducendo invece un modello unico, coerente e condiviso a livello organizzativo.
Oggi, le analisi commerciali di Ballarini Italia si basano su un’unica base informativa, riducendo il tempo dedicato alla preparazione dei dati e permettendo ai team di concentrarsi maggiormente sull’analisi delle performance e sul supporto alle decisioni.
Prossime evoluzioni
Guardando alle implementazioni future, è in programma l’introduzione di versioni ottimizzate dei report per dispositivi mobili, così da rendere l’accesso ai dati ancora più semplice e immediato e favorire un utilizzo continuo anche in mobilità. Inoltre, l’utilizzo della piattaforma si sta progressivamente estendendo anche ad altri ambiti aziendali, oltre a quello commerciale. Tra questi, attività legate al monitoraggio delle leve economiche e al supporto alle simulazioni decisionali, che consentono di analizzare scenari alternativi e migliorare la qualità delle scelte in fase di valutazione e pianificazione